首先需要对年会要有一个大结构的概念，最重要先弄清楚目的，尤其是老板的目的，其次到员工的需求。可以采用以下方法来了解需求：
1，主动和老板面对面沟通。了解老板通过年会实现什么效果，达到什么目的，这是年会筹备的重点。多抓住机会多沟通，听懂老板的需求。
2，利用好内部企业宣传媒体。另外，也可以让负责品牌部门的同事协助。比如发布年会专题的投票表单，了解大家有什么想法和需求等。
从策划开始，要弄清老板和员工的需求。因为年会的老板是主人，让员工（客人）满意，就是达到目的。
二，人员分配
为了高效沟通和方便各部门的工作开展，需要成立年会策划的执行团队。一般构成除了HR或者行政人员以外，一定是有老板和各部门的同事在，这样会能让年会能够及时同步给上上下下。
从年会需要开始就可以直接委托各个年会工作人员（不同部门）对各自部门的需求分别去做总结。那么，可以同步各方的需求和期待去同步年会的策划方案。
三，预算分配
预算是影响年会方案的关键性因素。为了不被预算束缚，应提前主动向老板确定预算范围，根据预算去确定在整个年会的实际执行中的侧重点和关键动作。那么，才能有目的地进行，把每一分钱都花在刀刃上。
四，确定主题，时间，地点
一个好的年会主题，需要应时应景。可根据公司在不同的业务发展情况，结合背景传递不同的信息，这样会让员工们更有共鸣。比如成长期，需要加油鼓劲，可以选择奋斗、拼搏等主题；比如成熟期，需要增强团队凝聚力，可以走温情路线。
年会工作人员需要制定好年会筹备时间表，拆分好年会筹备中各个任务并设置好完成的时间，能够让整个年会的筹备工作有条不絮。
场地是年会落地的开端，决定了整个年会活动的形式。选择地址首要需考虑现实经济因素，还要考虑容量、档次、花费、交通和配套等等。
不同规模的公司，选址均有不同的侧重点。大型公司人员比较多，偏向设备较齐全的场地就好了；中型公司，因为已经具备一定实力，一般兼顾条件、体验和性价比为主；小型公司人员较少，预算和安排很灵活，可以追求更多创意。
五，活动设计
好的年会活动还需要要员工们有参与感。在此，小编分析一下各个环节应该如何设计：
入场：可以选择签名墙、签到表或者手机签到，增加年会仪式感；设置入场问候环节和拍照，渲染气氛。
开场：可根据公司年会需求效果，设置舞蹈、领导致辞、公司宣传视频、年会祝福视频 、员工故事、客户故事等。小编更推荐大家选择公司品牌宣传的视频，这样，更有利于传达企业价值观和企业文化，激励团队和凝聚人心。
演出：一般大型公司有预算都会在外面请演出人员，低成本的话，都是自己公司各个部门分别出节目。节目套路可以选择歌舞演出、创意小品、主题走秀或者是恶搞反串，往往都是点燃全场气氛的利器。
游戏：尽量选择一些偏团队型的游戏，这样，不但能增进团队合作,而且还是促进人际关系的润滑剂。
表彰：不建议让领导长篇大论讲话，可以选择直接简单点的表扬方式，比如，对于一些加班严重迟到频繁优秀员工，送上迟到一年的免费额度，这样不花钱又有吸引力。
奖励&抽奖：作为年会最高福利的环节，是非常具体话题性且可以迅速带动现场气氛。奖品的设置至少满足三个要求：a.新奇好玩；b.实用；c、满足特定需求。（比如技术人员较多的公司可以选择电脑科技产品，小姐姐比较多的公司选择化妆品和包包等。）另外，也可以提前与老板商量设置“加奖”的环节，继续制造高潮迭起的氛围，又可以促进老板和员工的关系。
宴会：最后环节一般以晚宴结束，可以直接简单粗暴，有辣有不辣，吃好喝好，让大家开怀大吃。
六，前期筹备
年会需要成功开展，前期必须做好充足的准备。要做到事无巨细，不放过任何细节。
现场检测好电源，无线网，投影，麦克风及音响设备，桌椅、舞台、背景板等是否全部准备就位？
背景、视频和音乐是否已经能在现场正常播放？
各组演出人员的演出工具是否已经完全具备？
各种颁奖物料是否已经清点好数目？
七，现场实施
公司年会的执行，可以由公司员工执行，也可以由凤皓策划等专业策划公司提供执行服务。年会开始前，注意好提前到场准备物料，提前搭建舞台，对节目彩排。
所有的工作提前安排和准备好，才能为整个年会顺利做好铺垫。为了整个年会沟通传递更全面，年会开始前后，工作人员需要经常开碰头会，同步信息，查漏补缺，保持工作无缝对接，这是非常关键的。而现场中，工作人员更是要眼观六路耳听八方，学会多重影分身。
八，汇报总结
年会结束后，对年会的目的和效果进行复盘，清点人财物；将本次年会的优点和缺点进行总结；将照片视频等资料处理存档，沉淀为管理财产。
