1、提前预定年会场地
譬如酒店、聚餐地点、团建地点等
2、确定好的年会时间地点通知公司全体人员
预定好年会场地之后，接下来就是把地点时间公布给公司全体人员，确定员工出行名单，尽早完成来回车程的订票，或者根据人数预定好到酒店的来回包车。
3、员工的出行名单，确定酒店入住名单
如果再入住时间内，部门小组有会议的，要提前上报安排会议地点；在员工签到之前，房卡要提前分好，主要为了避免因为签到人数多，导致房卡及签到台会搞得很乱；如果签到台有礼物发发放，可以在签到表中标注好，这样可以避免误领、少领、多领的情况发生。年会的物料要集中放在一起，避免年会工作人员到处找东西找不到。（这是针对需要入住酒店的年会，如不需入住酒店，则统计好参加人员名单就行。）
4、年会负责人员要进行礼品采购
采购也是一件繁琐的事情，既然是年会就少不了奖励，在礼品上的选择可以考虑参考下专业的年会顾问组的意见，找一些实用性高并且有纪念价值意义的礼品。
5、找好与年会相关主题的素材
先把年会的主题确定好，设计的风格要统一，确定好年会主题需要的相关素材及物料，尺寸和摆放位置也要提前确定好。既然是年会，LED屏幕是少不的，需要提前测试一下LED屏效果，LED屏幕的质量不一样，效果不一样哦
6、做好线上预热工作
这也是在年度会议上检测团队创造力的一部分。年会通过新媒体渠道通过剧透的形式来缓慢引出年会，以提高员工对年会的期望。这也是展示公司良好形象的一种方式。
7、白天的会议要组织好
例如分享人员，分享主题，分享每个部门的秩序。这个环节包括邀请外宾，确认出席名单，安排卡片订购和制作卡，在午餐时间拍一张集体照片。
8、白天会议时间安排要适当
白天的会议是在上午和下午举行，因为会持续很长时间，除了午餐和休息时间，圆桌BBS可以穿插一些大家感兴趣的话题，会议的节奏可根据情况调整。此外，在当天的会议中，上午和下午将有10-20分钟的休息时间。休息期间，你可以准备一些点心，准备一个钟。休息之后，你可以通过铃声告诉大家继续进入会议。
9、组织好晚宴的节目
包括各部门的背景音乐、节目和主持人的选择，晚宴的LED屏幕应与白天的会议不同；在正式会议结束和晚宴前休息一小时左右，以便参加表演的同事休息。参加表演的员工可以利用这休息的间隙来几次简单的排练。此时，其他同事也可以在合影墙前拍照；为了增加晚宴的乐趣，我们可以采取更多的晚宴创新案例。
10、优秀员工颁奖环节
如果奖励对象是优秀员工，则需要尽快确定相应的名单，包括定制的奖品，如证书、奖杯等。为每一位优秀员工准备一份介绍，另一个是让每个人知道为什么同事会得到奖励。此外，其他部门的领导将颁发奖品，尤其是那些合作较多的部门，如销售主管给技术同事，技术主管给销售同事，这反映了部门之间的相互认可。
11、抽奖环节是热情最高的环节，一定要策划好
晚宴的另一个重要部分就是抽奖了。如何让抽奖环节更精彩？除了增加礼品的购买量，还可以使用最传统的抽奖箱抽奖方式。
例如，员工号码，在抽奖前摇动抽奖盒。之后，抽奖中奖者宣布员工号。整个过程比电子抽奖更有趣。晚宴比白天的会议更有趣。
12、涉及客户、及合作伙伴的年会
如果顾客、合作伙伴的晚宴等嘉宾的邀请，准备邀请函、礼物、会议和晚餐的座位，以及代表们的演讲。
13、晚宴的第二天行程安排要提前通知
当天的晚餐通常结束得很晚。毕竟，这是艰难的一年，每个人都有很多话要说，还有很多酒要喝，如果有第二天的日程安排，通知酒店安排早的服务，以免影响整个计划的进行。
14、接送车辆要预约好
根据员工的返程安排，预约接送车辆，并分趟分地点发送。
15、要有简单的活动应急预案
做一些简单的活动应急预案，至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知识，并能做一些基本的急救措施，酒店附近最近的医院等等。
16、年会其他细节
在其他年度会议的实施过程中有很多细节。如果处理得当，它可以给人们留下好印象。例如，除了在会议前以电子邮件、图片和H5的形式将日程表发送给同事之外，它还可以打印一份放在签到登记处，每天结束时，分别编辑第二天的议程，并通过WeChat群等方式将笔记发送给每个人。如果餐是自助餐，请事先与酒店确认自助餐可以容纳人。
在执行过程中，不可避免地会遇到各种临时或特殊的要求，因此执行内容会有些变化，工作人员必须更新为相应的表单形式，并与工作组的每个成员同步。这也是为什么在年度会议策划阶段需要更详细的项目准备表的原因。
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